Dokumenttyper

Alle dokument i Acos WebSak blir registrerte i form av ein journalpost med eventuelle vedlegg. Vi brukar desse dokumenttypane ved registrering av nye journalpostar:

I – inngåande journalpost

Med dette meiner vi all inngåande post som Bremanger kommune mottek frå ekstern avsendar, som er arkivverdig og dannar grunnlag for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Det er i hovudsak arkivet som skannar inn inngåande post, importerer inn frå post@bremanger.kommune.no eller frå Acos Mottak. Saksbehandlar kan sjølv importere inn e-post i Acos WebSak som er komt til eiga e-postadresse.

U – utgåande journalpost

Alle utgåande dokument, også e-post, som vi produserer og sender ut til eksterne mottakarar.

N-notat

Interne dokument som krev oppfølging og avskriving i journalen. Dokumenta ligg i korga Til behandling til du har svart på dei, eller avskrive på andre måtar.  N-notat krev mottakar, og mottakar må vere brukar av Acos WebSak.

X-notat

Interne dokument som ikkje krev oppfølging og avskriving. Dokumenta ligg i korga Til behandling. Når du har lese dokumentet og ønskjer å ta det vekk frå korga, kan du høgreklikke og Fjerne frå liste. X-notat krev ikkje mottakar. Om du ønskjer å sette på mottakar, må det vere ein som er brukar av Acos WebSak.

S-saksframlegg

Denne dokumenttypen blir brukt når ei sak skal leggast fram til behandling i eit politisk utval. Saksframlegget inneheld administrasjonen si saksutgreiing og tilråding. Saksframlegget blir knytt til ei arkivsak.

Saksbehandlar pliktar å halde kontroll på restansane sine, og skal dagleg sjekke om det er komme inn nye dokument til behandling.

Forvaltningslova §11 a legg føringar for saksbehandlingstid. Dersom saksbehandlar ser at det tek meir enn 3 veker før ein førespurnad kan svarast på, skal han/ho snarast sende eit førebels svar.

Dersom ein førespurnad ikkje skal avskrivast med utgåande brev, må saksbehandlar avskrive dokumentet med ein av desse: "Tatt til etterretning" eller "Besvart per telefon". Dersom det blir avskrive med Besvart pr telefon skal saksbehandlar skrive ein kommentar i Merknadsfeltet for enkel dokumentasjon frå telefonsamtalen. Om nødvendig, skal saksbehandlar skrive eit eige notat i saka, jfr Forvaltningslova §11 d.