Den elektroniske arkivplanen skal oppdaterast og ajourhaldast fortløpande.  Driftssjef/kommunedirektør melder i frå til arkivleiar ved endringar og behov for oppdateringar.

Arkivleiar melder i frå til kommunedirektøren, når endringane er så omfattande at arkivplanen bør periodiserast og det bør gjerast nytt vedtak. 

Oppdatering av arkivplanen skal blant anna skje når

• det skjer endringar i post- og arkivrutinar
• ein kommunal eining opprettar et nytt arkiv eller arkivdel
• det vert teken i bruk ny arkivnøkkel
• ein kommunal eining tek i bruk eit nytt datasystem for lagring av informasjon
• kommunale einingar blir lagt ned eller oppretta
• det blir lagt ned eller oppretta styre eller utval
• det blir gjort vesentlege endringar i kommunen sitt delegasjonsreglement
• kommunale oppgåver vert overført til verksemder utanfor kommunen
• arkivleiar avgjør ellers om det er behov for oppdatering av arkivplanen