Innsyn i elevmappe 

Som føresett har du rett til å be om innsyn i dine barns personopplysningar. Begge foreldre har som hovudregel rett til å få innsyn i eigne barns registrerte opplysningar. Dette gjeld også dersom foreldra bur kvar for seg.

Dersom ein av foreldra ikkje har foreldreansvar for barnet, gjeld det eigne reglar. Som hovudregel har ein føresett som ikkje har foreldreansvar, ikkje rett til innsyn i elevmappa for sitt barn eller til andre opplysningar om barnet, med mindre det er gjeve skriftleg samtykke frå den som har foreldreansvaret.

Dersom andre, til dømes steforeldre, fosterforeldre, slektningar, media eller advokat, ber om innsyn i ei elevmappe, skal begjæringa innehalde ei grunngjeving for behovet for innsyn, spesifikasjon av kva type opplysningar ein ønskjer innsyn i, og korleis opplysningene skal behandlast vidare. Begjæringa skal føreleggast elevens føresette, som må gje skriftleg samtykke dersom innsyn skal tillatast.

Ved begjæring om opplysningar om barnet på grunnlag av lov eller dom, skal skulen på eige initiativ vurdere å informere eleven og/eller elevens føresatte om at slike opplysningar vil bli utlevert.

Du kan be om innsyn i dokument som skulen har utarbeidd for si interne saksførebuing, men dette er ingen rettigheit.

Den som ber om innsyn, må utforme ei begjæring (henstilling) til rektor om kva dokument ein ønskjer innsyn i, og om man ønskjer kopi av enkeltdokument.  Innsynet skal skje under oppsyn i skulens lokale. Ønskjes kopi av enkeltdokument, skal desse leverast personleg til den som ønskjer kopiane eller dei sendast via kommunens sak- og arkivsystem.

Utlånskort

Ingen elevmapper må fjernast frå sin plass i arkivet utan at utlånet registrerast.

Det skal fyllast ut utlånskort påført nummer på mappa, namn, lånetakars namn og dato for utlån. Utlånskortet settast på mappas plass i arkivet til informasjon om kven som har mappa og tas ut når mappa leverast tilbake.

Utlånte dokument skal normalt ikkje takast med utanfor virksomheitas kontorlokale.

Unntak frå retten til innsyn 

Retten til innsyn omfattar ikkje opplysningar som ansjåast å kunne vere til skade for elevens helse og sikkerheit, eller som kan skade forholdet til menneske som står eleven nær. Unntaket frå innsynsretten gjeld også der det ved lov eller dom er pålagt ei teieplikt. Som nevmnt foran har ein heller ikkje plikt til å gje innsyn i dokument som skulen har utarbeidd for si interne saksførebuing.

Adgong til arkivlokale/arkivskåp

Oppbevarande virksomheit skal ha regla for kven som skal ha adgong til arkivet,

j.fr. arkivforskriftens §7. Sakshandsamara/lærara gjes adgong til arkivlokalet av behandlingsansvarleg/arkivansvarleg.

Dette gjeld både for aktivt arkiv så lenge elevmappene befinne seg på den enkelte skule, og bortsettingsarkiv.