Sakshandsamar skal:

• Dagleg opne Acos WebSak (og evt andre system) for å sjekke innboks og restansar.
• Kontrollere at mottekne dokument er registrerte i journalsystemet og har rett saksnummer og sakshandsamar. Saksdokument skal journalførast før sakshandsaming kan starte. (jf. Arkivforskrifta §3-5)
• Utføre offentlegvurdering og skjerme opplysningar i journalen som er unnateke offentlegheit.
• Ha ansvaret for at brev, sms, e-postar chat og kommunikasjon som fører til ledd i ei sak gjennom sosiale media som t.d. facebook og liknande portaler, og evt andre meldingar som kjem direkte til sakshandsamar blir journalførde i sak/arkivsystemet, dersom det er saksdokument.
• Blir det brukt søkeportal via ei nettside skal det dokumenterast i websak. Ein skal då legge inn søknaden som eit utgåande dokument, og legge inn kvittering på innsendt skjema som vedlegg. Svar på søknad blir lagt inn i same sak.
• Sakshandsamar må sikre at motteken e-post vert handsama ved fråvær.
• All sakshandsaming skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystem. Ingen saksdokument skal lagrast i personlege filer eller mapper.
• Sakshandsamar har ansvaret for at saksdokumenta blir haldne samla så lenge saka er under handsaming.
• Sakshandsamar har sjølv ansvaret for ekspedering av utgående brev.
• Saksframlegg til politiske utval: (sjå: Rutine for utvals- og møtehandsaming)

• Delegerte saker:
  All delegert mynde skal utøvast i samsvar med:
  • Kommunestyret sine føresetnader og prioriteringar
  • Gjeldande lover og forskrifter
  • Instruksjonar og retningsliner gjeve av delegerande organ
  • Budsjettet sine råmer og føresetnader
  Utføre offentlegvurdering og skjerme opplysningar i journalen som er unnateke offentlegheit. Saksbehandlinga skal følgje krava i forvaltningslova. Lov om offentlegheit og prinsippet om meiroffentlegheit gjeld for all delegert mynde.

  Sjå til at gradering, rett lovheimel og evt. skjerming av journalinformasjon blir gjort. Leiar/sakshandsamar er ansvarleg for å kontrollere alle offentlegvurderingar og eventuelt rette desse.

  Ved tvil om offentlegvurdering, tek arkivtenesta kontakt med sakshandsamar, evt. Kommunedirektør.

  Delegert mynde kan vidaredelegerast med mindre anna er uttrykkeleg bestemt. Delegert mynde kan likevel ikkje delegerast vidare til kommunale føretak, interkommunalt samarbeid eller til organ utanfor kommunen, med mindre anna er bestemt av kommunestyret. Eit overordna organ kan krevje å få ei sak lagt fram for seg, sjølv om eit underordna organ har fått delegert mynde i saka. Organet som har delegert mynda, kan når som helst endre delegeringa. Sjå Delegeringsreglementet.

• Før ein tilsett sluttar skal vedkomande ta ut restanseliste og informere leiar.

Faste oppgåver:

• Syte for å halde fristar til forfall og restansar.

  Skriftelege innsynskrav blir registrerte i Acos WebSak på aktuell sakshandsamar.

  Post/sak/arkiv systemet dannar restanse/påminning ved alle registrerte journalpostar, som betyr at sakshandsamar får påminning i systemet om at det må svarast ut innan 3 veker etter at journalposten er lagt inn. Innsynskrav bør svarast ut så raskt som råd, helst innan 1-3 dagar. Det er lagt inn ny saksmal i websak der innsynskrav skal leggast, der er det lagt inn i tittellinje 2 som ei påminning at innsynskrava skal svarast ut innan 1-3 dagar.

• Syte for at arkivtenesta får melding om at ei sak skal avsluttast. Det vil seie at ein ikkje forventar fleire brev i saka. Arkivet kan evt. opne saka igjen dersom det skulle vise seg å vere nødvendig.

I arkivfaglege saker er sakshandsamar underordna arkivleiar i kommunen og til ei kvar tid pålagd å følgje gjeldande rutinar.